미국 회사 출장 규정

전적으로 회사별로 다른 얘기가 될 수 있다.

일반화시킬 수는 없으나 다른 회사에 다니는 지인들과 말을 나눠보면 비슷한 부분도 많다.

출장은 사람에 따라 업무에 따라 다를텐데 한때는 비행기로 출장다니는 사람들이 부러웠던 때가 있었다.

오피스 밖에서 일을 해야한다는 것은 때로는 부담이면서 때로는 새로운 지역에 가본다는 즐거움이 공존한다.

 

우리 회사의 출장은 국내와 국외로 구분된다.

국내의 경우 편도 거리 60 마일이상일 경우이고 해외는 미국외로 나가는 모든 경우에 해당된다.

그리고 출장 비용 정산에 대한 규정이 있어 이를 적용하여 정산하는 시스템이다.

 

출장을 갈 때도 사전에 출장 업무에 대한 내용을 정리해서 보고하고 승인받아 가는 시스템이 아닌 필요하다면 언제든지 매니저에게 얘기하고 갈 수 있다 (하지만 비용적인 문제가 있기에 대부분은 사전에 필요성을 얘기하고 동의를 받아 진행한다).

물론 해외 출장은 그에 따른 준비를 해야하고 디렉터의 승인을 받아야 하지만 국내 출장의 경우엔 담당자의 필요성이 가장 우선시 된다.

해외 출장은 거의 갈일이 없고, 국내 출장은 갈 일이 생기는데 일정을 조율할 때 항상 내 스케쥴을 확인하고 잡는게 일반적이다 (어쩔 수 없이 고정되어 가는 경우도 있다).

 

우리는 공식적인 결재 시스템은 없다.

그러나 출장 갈 때는 기록을 남기기 위해서 간단하게 기간, 장소, 목적을 정리해서 매니저에게 메일로 report를 하고 출장에 필요한 모든 준비는 직접 한다.

 

1. 항공

국내 출장이라하더라도 이동 거리가 멀다보니 거의 항공을 이용하는데, 예약을 도와주는 분이 있어서 날짜, 목적지, 시간, 선호 항공사를 주면 최대한 반영해서 예약해준다.

저렴한 항공권을 기준으로 우선 나오는데 내 선호도에 따라 변경해서 발권이 가능하다.

한국에서는 대한항공을 주로 이용했으나 휴스턴은 유나이티드의 허브공항이라 주로 스타 얼라이언스 동맹을 이용한다 (그래서 대한항공 마일리지는 미국 온 이후 그대로).

국내선은 lower class 이코노미가 기준이고, 국제선은 6시간 이상 비행이면 비즈니스 클래스가 된다.

결재는 회사의 항공 결재 정보가 등록되어 있어 예약하고 확정만 해주면 된다.

* 한국회사들은 일반직원의 경우 국내/해외 모두 일반석 기준으로 적용한다 (비즈니스 클래스는 임원만 적용).

이건 근무했던 S 계열사, D 사 모두 같았고, 해외 법인도 동일하다.

 

2. 숙소

항공 예약할 때 같이 하는데 이것도 내가 선택할 수 있고 때로는 그냥 자신이 예약해서 이용하기도 한다.

나는 힐튼 멤버십이 있어서 거의 힐튼 계열의 호텔을 주로 이용한다.

회사 법인 카드를 이용해서 결재하고 정산하는 시스템.

역시 비용의 제한은 없지만, 보통 $100 ~ $200 사이로 사용한다(시즌, 지역에 따라 다르니 범위도 넓다).

* 한국 S 계열사의 경우 직급에 따라 하루 기준 숙박비가 정해져 있다 ($150~$160)

D 사의 경우엔 기준이 없었다.

우리도 기준은 없다 (알아서 저렴한 걸로 선택).

 

4. 이동

목적지에 내리면 렌터카를 이용하는데, 주로 Avis를 이용한다.

회사와 연동된 곳이라 우선 이용하고 불가능할 경우엔 타 회사를 이용 (이럴 경우 정산시 사유 작성 필요)

대중 교통이나 택시, 우버를 이용할 경우도 정산 가능하다

역시 결재는 회사 법인 카드 사용하고 후 정산 (또는 개인카드, 현금 정산)

* 한국 회사들도 이동은 실비정산을 적용한다.

 

5. 식사

실비 정산은 없다.

여기서는 Per Diem이라고 하는데, 국내와 해외를 기준으로 하루 지급되는 비용이 정해져있다.

국내는 물가가 높은 지역과 일반적인 지역이 구분되어 이 금액이 달라진다.

이게 주로 식사를 위해 쓰이게 된다.

휴스턴에서 출발하는 날과 현지에서 출발하는 날은 업무를 하지 않기 때문에 75%로 정산한다.

* 한국 S 계열사는 직급에 따라 일비의 개념으로 지급된다 (지역에 따라서도 달라지는데 기억으로 $70정도 였음).

D사는 일비가 아닌 실비 정산을 한다 (출장을 가도 남는게 없다).

 

6. 기타

국내 출장에서는 거의 사용하지 않지만, 해외 출장시 세탁 같은 것도 사용하고 정산할 수 있다.

개인차량을 이용해 공항까지 이동하고 주차할 경우 이동비는 거의 신청하지 않고 주차비는 정산받는다.

* 한국 회사들도 이런 부대비용은 정산해 준다.

 

이런 항목들을 잘 보고 사용하고, 출장을 마치면 정산 시스템에 등록하여 법인 카드, 개인 비용 정산을 하게 된다.

 

출장일이 거의 없을거라고 생각했으나 의외로 생겼었다.

동부에 있는 supplier 들과의 미팅이나 진행 현황 파악을 위해서 3~4번은 가게 되었고, 2019년에는 일본 본사로 4주간 출장을 다녀오기도 했다.

 

개인이 알아서 하는 시스템이라 목적지가 같은 경우도 항공편이 다를 수 도 있고, 같이 모여서 뭘 한다거나 이런게 없다.

같은 항공편일 경우엔 게이트 앞에서 보는 경우도 흔하다.

올해는 4월 이후로 모든 출장을 가지 않았다.

몇번 현지 업체를 방문해야했지만, COVID-19 때문에 video 컨퍼런스로 대체했다.

힘들긴 하지만, 가끔씩 가는 출장은 활력소가 되기도 한다.

 

2021년 업데이트

전사 통합 작업이 이루어지면서 출장 시스템이 전면 개편되었다.

항공, 호텔, 렌터카 예약에 비서 역할을 하는 분의 도움을 받았지만 이제는 시스템에서 모든 걸 자신이 해야한다.

출장 정보를 입력하고 항공, 호텔, 렌터카를 선택하고 승인 요청을 하면 매니저가 승인을 한다.

항공 예약때문이 이 승인은 24시간 이내에 되어야 하는 부담감이 생겼다.

좀 자율적인 선택이 가능하다는 건 장점이지만 선택의 폭이 넓지 않다는 건 단점이다.